Бланк внутренней описи документов личного дела

Бланк внутренней описи документов личного дела

Вы здесь

Оно представляет собой подшивку документов, сгруппированных в отношении каждого сотрудника и скрепленных в единую папку с описью. Формирование личных дел является обязательным только для государственных органов и муниципальных властей.

Их составление и ведение на других предприятиях происходит по усмотрению администрации компании. Данную обязанность возлагают на отдел кадров, который начинает личное дело сотрудника в момент его приема на работу и закрывает при увольнении.

Оно включает личные данные работника,документы оформляемые на самом предприятии, и т.д. Все листы личного дела должны иметь сквозную нумерацию. При закрытии на лицевой папке проставляется дата завершения личного дела, и присваивается индекс в соответствии с имеющейся номенклатурой дел.

Внутренняя опись документов личного дела

Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах).

К ним относятся

    те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет), а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа.

Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов: каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел), использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

Внутренняя опись документов дела

Вспомним, какие дела подлежат полному оформлению (отдельная статья про полное оформление дел находится по ссылке). Это:

  1. дела по личному составу, и неважно, сколько лет их нужно хранить, 5 или 50.
  2. дела с постоянным сроком хранения;
  3. дела со сроком хранение более 10 лет;

В составлении описи нет ничего сложного, но делается она иногда довольно долго, потому что внести в нее нужно каждый документ, подшитый в том. Форма описи документов приведена в Правилах работы архивов от 2015 года (Приложение №27).

Скачать ее можно ниже. Эта форма является обязательной. При желании в нее можно что-то добавить, но вот убирать из нее информацию нельзя.

Внутренняя опись документов дела

– это учетный документ, который содержит перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов дела, индексов, дат, заголовков и нумерации листов дела.

Готовится опись на обычном листе бумаги, не нужно использовать для нее никаких бланков, надписывать наименование организации и т.д.
Она является обязательным документом в процессе учета дел с особо ценной для компании информацией. имеет унифицированную форму и заполняется на отдельном листе. Внутренняя опись дела должна быть подписана составителем. В том случае если дело переплетено или подшито без бланка внутреннее описи, то она приклеивается к внутреннее стороне лицевой обложки дела.
В архиве организации понятие дела и единиц хранения равноценно.

Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно арабскими цифрами и в листе-заверителе дела указываются через знак «+». Указывается порядковый номер документа в деле.

Внутренняя опись личного дела

В данной статье приведен в качестве примера образец оформления внутренней описи личного дела работника. Бланк для скачивания расположен внизу в формате word. Личное дело заводится на работника при приеме его на работу.

Организация сама решает, на каких именно сотрудников необходимо заводить личные дела. Если вопрос касается госучреждения, то личные дела заводятся абсолютно на каждого сотрудника.

Документы в личное дело включаются по мере их оформления, то есть в хронологическом порядке. Если оформляется несколько листов описи (по причине большого состава личного дела), то в конце описи нужно указать количество оформленных листов, это не позволит ни одному листу потеряться. работника образец — скачать.

Внутренняя опись документов личного дела работника: образец

Опись – это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком (опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т.д.).

Образец оформления внутренней описи документов личного дела работника можно скачать ниже.
Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы. Личное дело состоит из следующих бумаг, оригиналов либо копий: Важно! Трудовую книжку нельзя держать вместе с прочими бумагами личного дела, так как правила и место ее хранения определено на законодательном уровне. В законодательных актах и нормах нет упоминания об обязанности вести описи документов, входящих в личные дела.

Она упоминается лишь в Правилах работы архивов организаций. В этой части (оформление документов) они обязательны для исполнения лишь для государственных организаций, для всех остальных работодателей это только рекомендации. Поэтому предприятия самостоятельно решают, вести ли им описи документов.

Опись документов в личном деле работника

— образец, составленный с учетом всех встречающихся в кадровой практике нюансов, представлен ниже.

Этот образец является универсальным для любой организации.

  1. быстрое ознакомление с историей трудовой деятельности работника;
  2. фиксация изъятия и возврата документов.
  3. фиксация поступления документов;

Опись заполняется по мере поступления документов в дело с соблюдением хронологии вносимой информации. В личное дело могут вкладываться как оригиналы, так и копии, что обязательно фиксируется в перечне.

Опись может состоять из одного или нескольких листов.

Если она многостраничная, то все страницы должны быть пронумерованы, причем нумерация идет отдельно от нумерации документов личного дела. Опись можно приклеить к обратной стороне титульного листа папки дела.

Образец заполнения внутренней описи документов личного дела

Внутренняя опись представляет собой перечень с указанием основных реквизитов бланков, входящих в папку, или личное дело работника.

Эта форма используется кадровым отделом организации. Как выглядит образец заполнения документа?

Вначале прописывают заголовок.

Далее вносят информацию о работнике, информация о котором будет храниться в личном деле.

Также указывают название предприятия, с которым заключен трудовой договор. Непосредственно в самой таблице отражены следующие сведения: Порядковый номер документа. Регистрационный индекс. Дата составления.

Заголовок. Номера листов дела. Дополнительные отметки (например, состояние документа, в случае изъятия или возврата – причины, прочие примечания).

Образец внутренней описи документов личного дела

Внутренняя опись документов личного дела – образец можно скачать по ссылке, которая содержится в статье.

Кроме того, в публикации представлена информация о том, каким образом составляется опись, и как сделать это правильно. Личные дела могут содержать огромное количество бумаг.

В их число могут входить:

  1. приказы о повышении квалификации;
  2. иные.
  3. копии документов, в частности: паспорта, дипломов, ИНН, свидетельства о браке, и т.д.;
  4. характеристики;
  5. приказ о приеме на работу;
  6. трудовой договор;
  7. документы, связанные с аттестацией;
  8. автобиография;

Важно! Опись подшивается или иным образом прикрепляется к личному делу. О каждом новом документе в ней делается отметка.

Вам будет интересно...