Служебная записка передача оригиналов документов для архива

Служебная записка передача оригиналов документов для архива

Передача дел в архив организации

Давайте в этой статье рассмотрим, как проходит передача дел в архив организации. В первую очередь возникает два вопроса – какие документы требуется подготовить и за какие годы.

Какие категории документов передают в архив Обычно в архив организации сдают документы постоянного хранения и временного > 10 лет хранения. В последнем случае, прежде всего, имеют в виду дела по личному составу. За какие годы дела подлежат передаче в архив График приема-передачи дел Срок приема-передачи лучше указывать не 15.10.2014, а в более широком варианте – октябрь.

Возможно, именно 15 октября случится кризис, а так у вас будет временное пространство для маневра. Порядок передачи дел в архив В результате

Архив документов

Оформление дел состоит из следующих операций: Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

  1. не нумеровать листы дела;
  2. не проводить систематизацию документов в деле;
  3. не прошивать (не брошюровать).
  4. не составлять заверительные надписи;

Рис.

6.2. Форма листа-заверителя дел Все документы подшиваются или переплетаются в твердую обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать их нужно на 4 прокола.

Это обеспечит надежное скрепление всех документов.

Рис. 6.3. Форма внутренней описи документов дела При подшивке надо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в скоросшивателе. Рис.

Регламент выдачи архивных документов, работы пользователей в читальном зале, изготовления копий архивных документов

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ Федеральное государственное автономное образовательное учреждение «СИБИРСКИЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» выдачи архивных документов, работы пользователей в читальном зале, изготовления копий архивных документов 1.2.

Регламент устанавливает порядок работы пользователей с архивными документами, содержащими открытую информацию и справочно-поисковыми средствами к ним, в читальном зале и в рабочих помещениях отдела архивного хранения (далее – Архив).

1.4. Плата за посещение читального зала, пользование архивными документами и справочно-поисковыми средствами не взимается. 2 Порядок выдачи дел из хранилищ 2.1 Документы, носящие конфиденциальный характер, приказы, личные дела сотрудников или студентов выдаются из хранилищ во временное пользование в установленном законодательством порядке: — для использования работниками структурных подразделений СФУ; — при личном обращении пользователей (при предъявлении документов, подтверждающих их полномочия на ознакомление с данными документами); — судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам; — для проведения архивных работ с документами; — для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов.

Служебная записка от работника: цели и образец

СЗ составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения. Она позволяет в короткое время: уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником. побудить руководителя принять решение или издать распоряжение Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство для того, чтобы оно приняло оперативное решение.

То есть, не бездействовал. Рассмотрим основные виды служебных писем: о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей. о премировании сотрудников. В СЗ могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов. Несмотря на это, при написании следует учитывать требования ГОСТ Р 6.30-2003.

Перечни документов со сроками хранения: порядок их применения

На практике алгоритм работы с перечнем выглядит так: 1. В алфавитном указателе к перечню выявляем названия видов или разновидностей документов, сроки хранения которых необходимо определить.

— структурных подразделений — в 87; — по административной организационной деятельности — в 89; Находим указанные номера описательных статей и просматриваем их содержание: статья 7 устанавливает срок хранения служебных записок, которые составляются в процессе исполнения поручений руководства; статья 87 устанавливает срок хранения для документов (докладов, справок, обзоров, докладных, служебных записок, справок), представляемых структурными подразделениями руководству организации (без учета их содержания); статья 89 устанавливает срок хранения служебных записок, которые возникают в процессах корпоративного и коллегиального управления (документы для рассмотрения коллегиальными и исполнительными органами).

Инструкция по делопроизводству санкт-Петербург

2.3.8. Записка (докладная, объяснительная, служебная) наименование структурного подразделения – автора документа; название документа (заголовок к тексту), если текст более 4-5 строк; До представления соответствующему должностному лицу записки при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами.

2.4. Порядок снятия и выдачи копий документов 3.1. Прием и первичная обработка поступающих документов 3.2. Предварительное рассмотрение документов в регистрационных карточках (приложение № 10) — от вышестоящих организаций (министерств, ведомств, территориальных органов исполнительной власти); предприятий, организаций и учреждений, требующие решения или ответа руководства университета; в регистрационном журнале (приложение № 11) — заказная корреспонденция; в отдельных журналах — телеграммы; факсы и электронные письма; телефонограммы.

Акт приёма-передачи документов

При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2020 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы. Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении.

В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов. Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.

При необходимости

Инструкция по делопроизводству санкт-Петербург

2.3.8.

Записка (докладная, объяснительная, служебная) наименование структурного подразделения – автора документа; название документа (заголовок к тексту), если текст более 4-5 строк; До представления соответствующему должностному лицу записки при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами.
2.4. Порядок снятия и выдачи копий документов 3.1.

Прием и первичная обработка поступающих документов 3.2. Предварительное рассмотрение документов в регистрационных карточках (приложение № 10) — от вышестоящих организаций (министерств, ведомств, территориальных органов исполнительной власти); предприятий, организаций и учреждений, требующие решения или ответа руководства университета; в регистрационном журнале (приложение № 11) — заказная корреспонденция; в отдельных журналах — телеграммы; факсы и электронные письма; телефонограммы.

Где должны храниться оригиналы служебных и докладных записок?

Меня интересует хранение служебных и докладных записок. Где они должны храниться, именно оригинал. Я делаю копию, подкалываю и кладу каждому в личную карточку, а сами оригиналы где лучше хранить.

Или может подскажите другой вариант, попроще.

Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности. Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу. Все разновидности документов по кадровому обеспечению, а также сроки их хранения приведены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

Вам будет интересно...